Organiser des réunions efficaces

Le lundi, c’est synonyme de réunions incessantes, où vous vous demandez quand vous aurez le temps de prendre une pause café, voire une pause technique !

Nous connaissons tous ces réunions interminables où vous vous demandez pourquoi vous êtes là et quand cela se terminera…

La liste de tâches qui ne diminue jamais, mais au contraire, s’allonge avec de nouvelles actions à accomplir pour la semaine suivante, en plus de celles reportées. Les horaires qui ne sont pas respectés, votre sujet relégué tout en bas de l’ordre du jour et non traité. Jean-Luc, votre collègue, reste silencieux, laissant planer le mystère sur ses pensées : ni oui, ni non, mais plutôt un silence énigmatique… Et ces décisions prises à l’unanimité, résultat d’un faux consensus par peur d’aller à l’encontre de l’avis du chef ou d’un collègue.

Pourtant, des réunions agréables, productives et conviviales sont possibles. J’en ai moi-même fait l’expérience et je souhaite partager avec vous cette conviction qu’un lundi réussi est envisageable !

J’ai réalisé qu’il est essentiel de ne pas tout mélanger. Avec CIRCYOULAR, j’ai découvert que les réunions peuvent se décliner en 6 intentions distinctes :

🟢 Les réunions d’information, destinées à diffuser un contenu à un groupe de personnes.
🟡 Les réunions de brainstorming, pour générer de nouvelles idées, encourager la liberté et la créativité.
🔴 Les réunions de décision, pour discuter et parvenir à une décision claire et à l’engagement de tous.
🟠 Les réunions de régulation, pour évaluer l’avancement d’un projet, identifier les problèmes et trouver des solutions.
🔵 Les réunions d’organisation, pour définir les étapes d’un projet, les rôles, les responsabilités et le planning.
🟣 Les réunions de célébration, pour célébrer les succès et faire un retour d’expérience afin de renforcer les liens au sein de l’équipe.

Une réunion peut combiner plusieurs de ces intentions, mais je vous invite avant tout à vous interroger sur l’intention principale, l’objectif de chaque sujet à l’ordre du jour. Car à chaque objectif correspond une manière d’animer la réunion. En effet, brainstorming et prise de décision requièrent des approches différentes. N’hésitez pas à consulter les pages dédiées suivant votre objectif :

🟢 des réunions de partage plus efficaces
🟡 les réunions de brainstorming plus efficaces
🔴 les réunions de décision plus efficaces
🟠 les réunions de régulation plus efficaces
🔵 les réunions d’organisation plus efficaces
🟣 les réunions de célébration plus efficaces